loading...

Saturday, March 4, 2017

Syarat Surat yang Baik dan Benar

loading...


Salam Pembaca, semoga Anda sehat selalu.
Kali ini saya akan memberikan penjelasan mengenai syarat-syarat surat yang baik, syarat dasar bagi penulis surat, dan langkah-langkah teknis penulisan surat. Langsung saja Anda lihat di bawah ini:

Syarat-syarat Surat Yang Baik

Bila Anda menulis sepucuk surat, hendaknya memenuhi syarat-syarat surat yang baik. Apa lagi bila Anda menulis surat dinas. Surat dinas sebagai sarana komunikasi tertulis, sebaiknya menggunakan format yang menarik, tidak terlalu panjang, serta memakai bahasa yang jelas, padat, adab, dan takzim. Format surat dinas dikatakan menarik jika letak bagian-bagian surat teratur sesuai dengan ketentuan. Bagian-bagian surat dinas tidak ditempatkan seenaknya menurut keinginan penulis. Selanjutnya, surat dinas diusahakan tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele akan menjemukan. Sebaliknya, surat yang singkat merupakan suatu keuntungan. Kemudian bahasa surat dinas dikatakan jelas jika maksudnya mudah ditangkap dan unsur-unsur gramatikal, seperti subjek dan predikat, dinyatakan secara tegas, serta tanda-tanda baca digunakan dengan tepat. Bahasa surat dikatakan padat jika langsung mengungkapkan pokok pikiran yang ingin di sampaikan tanpa basa-basi dan tanpa berbunga-bunga. Bahasa surat dinas dikatakan adab jika pernyataan yang dikemukakan itu sopan dan simpatik tidak menyinggung perasaan si penerima. Selain itu surat harus bersih dan necis. Khusus untuk surat-surat dinas, harus ada ciri-ciri formal atau ciri-ciri kedinasan, dan harus ada keseragaman pola bentuk.


Syarat Dasar Bagi Penulis Surat

Untuk dapat membuat surat yang bisa digolongkan surat yang baik, dan dapat berfungsi baik secara umum maupun secara khusus seperti tersebut di atas, penulis surat perlu memiliki kemampuan-kemampuan syarat dasar sebagai berikut:
  1. Penguasaan materi yang akan dikomunikasikan atau dibahas dalam surat;
  2. Penguasaan bahasa, terutama bahasa tulisan;
  3. Penguasaan pikiran dan perasaan si penerima;
  4. Pengetahuan mengenai posisi dalam hubungan kerja antara penulis dan pembaca; dan
  5. Pengetahuan tentang teknik korespondensi.
Tentu saja akan lebih menguntungkan apabila penulis surat dalam hal-hal tertentu, mempunyai pengetahuan tentang pandangan atau pola pikir dari pembacanya.


Langkah-langkah Teknis Penulisan Surat

Setiap penulis surat pasti tidak menghendaki sampai terjadi adanya informasi yang terlewat, tertinggal atau lalai tidak termuat dalam surat yang ditulisnya. Sebaliknya, tentu penulis surat juga tidak menghendaki di dalam suratnya termuat informasi yang mestinya tidak atau belum perlu disampaikan.

Oleh karena itu apabila pertimbangan telah diputuskan bahwa komunikasi melalui surat adalah yang paling tepat, maka langkah teknis yang berikutnya adalah:
  1. Penegasan tujuan pokok penulisan surat;
  2. Pengumpulan data/informasi;
  3. Perkiraan tentang pembaca;
  4. Penyusunan draft atau konsep; dan
  5. Penyelesaian.
Semakin sering menulis surat, seseorang semakin terbiasa dengan langkah-langkah tersebut di atas, bahkan tidak terasa lagi melalui langkah-langkah itu. Untuk hal-hal yang sifatnya rutin dan setiap kali surat yang ditulis mengandung informasi yang relative sama berulang kali, biasanya dibuat formulir atau surat isian.Nah, itulah penjelasan syarat-syarat surat yang baik, semoga menjadikan Anda lebih paham lagi dalam mengerti surat. Terkadang kita bisa saja melewati beberapa langkah-langkah teknis dalam penulisan surat dan kemampuan dasar menulis surat. Namun, meskipun demikian jangan sampai kita membuat surat dengan seenaknya sesuai dengan keinginan kita atau menyepelekannya. Karena bagaimana pun Surat merupakan duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya, untuk menyampaikan informasi agar penerima mengerti apa yang disampaikan.

" Baca Juga: Kumpulan Surat Lengkap "

Jika ada pertanyaan terkait artikel dan konten pada Blog ini, anda dapat meninggalkan komentar atau bisa menghubungi saya melalui Contacts, akan saya balas pertanyaan anda segera mungkin. Terima kasih, Semoga bermanfaat.





EmoticonEmoticon